Projekt­management
für digitale Vorhaben, die wirklich liefern müssen.

Externes PM lohnt sich, wenn das interne Team mit Tagesgeschäft ausgelastet ist, das Projekt mehrere externe Beteiligte koordiniert und Termin- bzw. Budget-Risiko die Honorar-Differenz zur Inhouse-Lösung übersteigen würde.

Konkrete Konstellationen, in denen sich der Einsatz rechnet:

• Komplexe Vorhaben mit 3+ Vendoren — Replatforming, ERP-Migration, Internationalisierung, Roll-out in mehreren Standorten. Die Koordinations-Last ist hoch genug, dass eine erfahrene PM-Hand den Termin-Verzug einer fragmentierten Steuerung aufwiegt
• Inhouse-Senior-Engpass — wenn die internen Senior-PMs entweder nicht vorhanden sind oder operativ in Tagesgeschäft und Personal-Führung gebunden sind
• Externe Perspektive bewusst gewollt — z. B. nach gescheitertem internen Projekt-Versuch oder bei großer interner politischer Spannung um Vendor-Wahl
• Projekt-Rettung — laufendes Projekt mit Termin-Verzug und Vertrauens-Verlust; hier rechnet sich externes PM fast immer, weil die Alternative oft Voll-Abbruch ist

Wann es nicht sinnvoll ist: kleine Projekte unter 3 Monaten Laufzeit mit nur einem Vendor, Vorhaben, in denen die Geschäftsführung selbst operativ steuern will, oder Setups, in denen schon ein erfahrener interner PM Kapazität hat.

Default ist Hybrid: 1–2 Tage pro Monat vor Ort beim Kunden, alles andere remote per Video, Slack/Teams und gemeinsam genutztem PM-Tool.

Was vor Ort sinnvoll ist:

• Kick-off und Stakeholder-Workshops — komplette Projekt-Aufsetzung, Vendor-Auswahl-Workshops, große Anforderungs-Workshops
• Steering-Committee-Meetings mit Geschäftsführung und Vorstand
• Eskalations-Gespräche mit Vendoren, wenn die Stimmung kritisch wird
• Go-live-Choreografie und Hypercare-Beginn

Was remote effizient ist:

• Wöchentliche Sprint-Reviews und Status-Sessions
• Tagesoperative Vendor-Steuerung
• Defect-Triage und Re-Test-Zyklen
• Stakeholder-Updates und Vorbereitung von Steering-Vorlagen

Tools: wir arbeiten mit Ihrem bestehenden Setup (Jira, Linear, Asana, Monday, Notion) — wenn nichts vorhanden ist, schlagen wir Linear oder Jira vor und richten ein. Slack/Teams nutzen wir für tagesoperative Kommunikation, schriftliche Status-Reports gehen wöchentlich oder zwei-wöchentlich raus.

Reise-Aufwand ist im Begleit-Retainer enthalten, größere Reise-Bedarfe (z. B. Roll-out-Begleitung in 5 Standorten) klären wir vorab als Aufwands-Position.

Wir sind nicht dogmatisch — die Methode passt sich dem Projekt an, nicht umgekehrt. In der Praxis arbeiten wir meist hybrid.

Wann wir agil arbeiten (Scrum/Kanban):

• Software- oder Plattform-Build mit unklarem Detail-Scope — 2-Wochen-Sprints, Sprint-Planning, Daily, Review, Retro
• MVP- und Prototypen-Arbeit — schneller Test-Build-Test-Zyklus
• Laufende Produkt-Weiterentwicklung — kontinuierlicher Backlog, fortlaufende Priorisierung

Wann wir klassisch arbeiten (Wasserfall mit Phasen-Plan):

• ERP- und Plattform-Migrationen mit klarem Termin (z. B. Geschäftsjahres-Wechsel)
• Compliance-Projekte mit fixem regulatorischen Stichtag
• Multi-Standort-Roll-outs mit Synchronisations-Bedarf zwischen Standorten

Hybrid (häufigster Fall): klassische Phasen-Logik für Aufsetz-, Migrations- und Go-live-Choreografie, agile Sprint-Logik innerhalb der Build-Phase. Termin-Sicherheit dort, wo Stakeholder sie brauchen — Flexibilität dort, wo Entwicklungs-Realität sie verlangt.

Wir bringen Methoden-Wissen mit, aber keine Methoden-Religion. Wenn Ihr Setup schon eine etablierte Methodik hat, arbeiten wir darin und justieren nur dort, wo es operativ wirklich klemmt.

Drei Mandats-Formate, jeweils mit klarem Festpreis oder monatlichem Retainer:

• Discovery- oder Status-Audit — 1–3 Wochen, Festpreis nach Erstgespräch. Output: schriftliche Bewertung, realistischer Plan, Empfehlung zum weiteren Vorgehen
• Begleit-Retainer für laufende Steuerung — ab € 1.700/Monat netto. Klar definiertes monatliches Umfangs-Modell, schriftlicher Status-Report wöchentlich oder zwei-wöchentlich, werktags 24-h-Reaktion als Default. Skaliert von leichter Begleitung bis Voll-PM-Mandat
• Voll-PM für Replatforming, ERP-Migration oder Roll-out — Festpreis-Phasen oder Voll-Retainer mit definiertem monatlichen Umfang über die Projekt-Laufzeit

Was im Retainer enthalten ist: operative Steuerung, Stakeholder-Kommunikation, Vendor-Verhandlung, Defect- und Risiko-Management, schriftliche Status-Reports, 1–2 Tage vor Ort pro Monat, Tools-Setup wenn nötig.

Was separat geht: größere Reise-Bedarfe (Multi-Standort-Roll-out), Workshop-Tage außerhalb des definierten Umfangs, technische Implementierungs-Arbeit (Entwicklung, Integration, Hosting) — die laufen über unsere Web-, Shopify- oder WooCommerce-Teams und werden separat als Festpreis oder eigener Retainer gerechnet.

Nach dem Erstgespräch bekommen Sie ein verbindliches Angebot mit klarem Mandats-Umfang — keine Überraschungs-Rechnungen, keine versteckten Aufschläge.

Ja — wir kommen regelmäßig nur für eine spezifische Phase oder einen Teilbereich an Bord.

Typische Teil-Mandate:

• Vendor-Verhandlung — wir steuern die kommerziellen Gespräche mit dem Implementierungs-Partner, dem Hosting- oder dem ERP-Vendor. Sie behalten die laufende Projektleitung intern
• Status-Audit als Second Opinion — die Geschäftsführung will neben dem internen Status-Bericht eine externe ehrliche Bewertung, ob der Plan hält. 2–3 Wochen Audit, schriftlicher Befund
• Go-live-Choreografie — wir steuern Cutover, Rollback-Plan und Hypercare über 4–8 Wochen, danach übernimmt das interne Team wieder
• Roll-out-Begleitung in einzelnen Standorten — wir machen Pilot-Standort und Trainings-Konzept, das interne Team rollt danach selbst aus
• Eskalations-Begleitung — wir kommen für 4–8 Wochen ins Projekt, wenn ein Vendor-Konflikt oder ein Termin-Risiko aktiv geworden ist, und übergeben danach wieder

Das Mandats-Format wird nach dem Erstgespräch definiert — wir empfehlen ehrlich, ob ein Teil-Mandat reicht oder ob ein Voll-PM-Mandat das bessere Risiko-Profil hat.

Nein — Projektmanagement ist eine eigenständige Disziplin bei uns, nicht auf E-Commerce verengt.

E-Commerce-Replatformings sind ein häufiger Anlass, weil dort unsere Operator-Praxis (eigene Shops, eigene Marken, eigenes Lager seit über 15 Jahren) am unmittelbarsten wirkt. Wir steuern aber genauso:

• ERP- und CRM-Einführungen in Vertriebs-Mittelstand, Handel und produzierenden Betrieben
• Software-Rollouts in Service- und Vertriebs-Organisationen
• System-Integrationen zwischen Shop, ERP, Lager-Software, Marketing-Stack und Tracking
• Internationalisierungs-Programme (AT → DE/CH oder DACH → EU)
• Prozess-Digitalisierung in Vertrieb, Marketing, Service und Lager-Operations
• KI-Pilot-Programme und MVP-Begleitung über mehrere Sprints und Stakeholder-Konstellationen

Was wir nicht machen: klassisches Bau-Projektmanagement (Hoch- und Tiefbau), reine Maschinen-Anlagen-Einführungen ohne digitale Komponente, oder Forschungs- und Entwicklungs-Projekte in Pharma- und Bio-Tech. Hier gibt es spezialisierte PM-Häuser, die wir bei entsprechender Anfrage transparent empfehlen.

Ja — wenn ein Projekt strukturell nicht mehr zu retten ist, empfehlen wir den geordneten Abbruch und Neuaufsatz, auch wenn das gegen unser kurzfristiges Mandats-Interesse läuft.

Typische Konstellationen, in denen das auftritt:

• Verkehrte Plattform-Entscheidung — die gewählte Software ist für den Use-Case fundamental ungeeignet, das Customising-Volumen würde den TCO-Vorteil eines anderen Vendors mehrfach übersteigen
• Vendor-Capability-Mangel — der Implementierungs-Partner hat sich beim Pitch überschätzt und kann zentrale Anforderungen technisch nicht liefern
• Irrealer Business-Case — die zugrunde liegenden Annahmen (Mengengerüst, Conversion, Margen-Effekt) halten dem operativen Reality-Check nicht stand

In solchen Fällen liefern wir ein schriftliches Befundungs-Dokument an Geschäftsführung und Beirat: was funktioniert nicht, warum nicht, was wäre die Alternative, was kostet ein geordneter Abbruch, was ein Neuaufsatz mit besserer Vendor- oder Plattform-Wahl.

Beratung ist erst nützlich, wenn sie ein Risiko abnimmt, das ohne uns übersehen würde. Ein PM-Mandat, das ein erkennbar verlorenes Projekt künstlich am Leben hält, würden wir nicht annehmen — das wäre weder im Interesse des Kunden noch in unserem Reputations-Interesse.

Standard-Reaktion auf jede Anfrage: werktags innerhalb 24 Stunden — auch wenn vertraglich keine schnellere SLA vereinbart ist.

Was darüber hinaus möglich ist:

• Aktive Sprint- oder Eskalations-Phasen — tägliche Stand-ups oder Async-Updates per Slack/Teams, Reaktion meist deutlich schneller als 24 h
• Retainer mit schnelleren SLAs als vertragliches Add-on — z. B. 4 h Reaktion in CET-Geschäftszeiten oder On-Call-Bereitschaft mit unter 30 Minuten via SMS bei kritischen Production- oder Eskalations-Issues
• Go-live- und Hypercare-Phasen — vereinbarte erweiterte Verfügbarkeit über 4–8 Wochen mit Wochenende-Bereitschaft

Was wir nicht versprechen: sofortige Reaktion außerhalb vereinbarter SLAs oder 24/7-Verfügbarkeit ohne reale Backup-Strukturen. Klare Reaktionszeit-Verträge sind professioneller als suggerierte Always-on-Versprechen, die in der Praxis nicht haltbar sind.

Backup-Modell: der feste Senior-Lead hat ein zweites Senior-Mitglied als Backup für Urlaubs- und Krankheits-Fälle. Stakeholder bekommen das Backup-Mitglied beim Onboarding kennen, damit im Eskalations-Fall keine Eingewöhnungs-Phase nötig ist.

Klare Abgrenzung — wir sind operative Projekt-Steuerung, kein Investment-Management, keine Rechts-Beratung und keine Personal-Führung.

Was wir nicht machen:

• Personal-Führung interner Mitarbeiter — wir steuern Projekt-Beiträge interner Teams operativ, übernehmen aber keine disziplinarische Verantwortung. Personalführung bleibt bei der internen Linien-Organisation
• Rechtsverbindliche Beurteilung — DSGVO/FADP-Bewertung, AGB-Erstellung, Vendor-Vertrags-Endprüfung, Wettbewerbs-rechtliche Prüfung. Gehört zu Anwälte — wir empfehlen DACH-Kanzleien aus unserem Netzwerk
• Investment- oder M&A-Beratung — wir übernehmen Tech-Due-Diligence im Rahmen einer Akquisition, bewerten aber weder Bewertungs-Multiples noch Term-Sheets
• Klassische Bau-Projekt-Steuerung — Hoch- und Tiefbau, Maschinen-Anlagen-Bau ohne digitale Komponente. Hier gibt es spezialisierte PM-Häuser
• Rein technische Implementierung als alleinige Arbeit — wenn keine PM-Komponente nötig ist, bekommen Sie unsere Web-, Shopify- oder WooCommerce-Teams direkt, nicht über das PM-Mandat

Was wir aktiv abgeben: wenn ein Projekt-Anliegen klar in eine andere Disziplin gehört (Strategie statt Operations, Recht statt Tech, klassische Strategie-Beratung statt operative Steuerung), verweisen wir transparent. Keine erfundenen Mandate, kein Verkauf von Disziplinen, in denen wir nicht stark sind.