Glow25 – WooCommerce auf 5.000+ Bestellungen pro Tag skaliert

Glow25 ist in wenigen Jahren von der Nischenmarke zum DACH-weiten Beauty- und Supplement-Player gewachsen. Mit dem Umsatz skalierte auch die Komplexität der technischen Infrastruktur — und genau an dem Punkt, an dem ein Shop in die nächste Liga kippt, beginnen die strukturellen Probleme: Plugin-Monolithen, die an ihre Grenzen kommen, eine Datenbank, die in der Nacht nicht mehr sauber durchläuft, und Peaks, die aus einem Marketing-Push innerhalb von Minuten Traffic-Spitzen machen.

Die Aufgabe als Head of Tech war entsprechend mehrdimensional — Technik, Team und Business gleichzeitig:

• Einen WooCommerce-Shop mit 5.000+ Bestellungen pro Tag stabil halten — bei einer Datenbank, die auf 350 GB angewachsen war und nächtliche Wartungsfenster gesprengt hat
• Ein 16-köpfiges Tech-Team führen, weiterentwickeln und abteilungsübergreifend mit Digital Product, Marketing, Finance und Acquisition synchronisieren — inklusive Recruiting in einem angespannten Markt
• Die Plattformfrage klären: WooCommerce weiter skalieren oder auf Shopify replatformen — für glow25.de, glow25.fr und glow25.nl, mit allen Implikationen für Checkout, Payment, Steuer- und Länderlogik
• Operative Integrationen wie Zendesk (Customer Service) und Reybex (ERP) technisch sauber einbinden — ohne dass der Tagesbetrieb im Support oder in der Logistik stockt
• Sicherheits- und Datenschutz-Anforderungen (DSGVO, PSD2, PCI) in einer gewachsenen Architektur durchsetzen, in der nicht jede Entscheidung aus der aktuellen Rolle heraus getroffen worden war
• Budget-, Ressourcen- und Risikoplanung verantworten — von Hosting- und Lizenzkosten über Agenturbudgets bis zu Continuity-Plänen für Peak-Kampagnen und Black-Friday-Wochenenden

Und das alles unter einer harten Rahmenbedingung: Der Shop musste währenddessen verkaufen. Jede Veränderung musste live-fähig sein, jeder Rollout reversibel, jeder Peak absicherbar.

Der Kern der Arbeit war ein Server-Switch von Single-Server auf ein Multi-Server-Setup: dedizierte Datenbank, dedizierter Caching-Layer und acht Application-Nodes im Load-Balancing. Damit wurde aus einem Shop, der an Peak-Tagen auf der Kippe stand, eine Infrastruktur, die 5.000+ Bestellungen pro Tag ohne Schweißausbrüche fährt — inklusive Black-Friday-Wochenenden und Marketing-Push-Spitzen, bei denen früher noch manuell nachgeholfen werden musste.

Parallel wurde die Datenbank von 350 GB auf 60 GB reduziert — durch ein automatisiertes Archivierungssystem, das Altdaten strukturiert auslagert, und ein automatisiertes Wartungsregime (Index-Optimierung, Cleanup-Jobs, Backup- und Monitoring-Pipelines). Das, was vorher nachts händisch betreut werden musste, läuft seitdem im Hintergrund mit. Die nächtlichen Wartungsfenster halten wieder, Backups sind wiederherstellbar getestet, Monitoring alarmiert, bevor ein Incident den Shop erreicht.

Ebenfalls parallel lief die Vorbereitung der Migration von WooCommerce auf Shopify für drei Ländershops (DE, FR, NL): Datenmodelle, Produkt- und Kundenmigration, Checkout-Logik, Payment- und Steuerkonfiguration, App-Auswahl statt Plugin-Monolith. Dazu ein sauberer Plattform-Vergleich mit harten Kriterien — Total Cost of Ownership, operative Last im Team, Time-to-Market für neue Märkte. Entscheidungen, die später zum tatsächlichen Replatforming geführt haben.

Technische Strategie, Team-Aufbau und Projektleitung liefen in einer Hand: Recruiting und Entwicklung der Tech-Mannschaft, Budget- und Ressourcen-Planung, Zendesk- und Reybex-ERP-Anbindung, QA-Prozesse, Risiko- und Continuity-Planung. Dazu cross-funktionale Abstimmung mit Digital Product, Marketing, Finance und Acquisition — also genau die Schnittstellen, an denen E-Commerce-Projekte üblicherweise feststecken.

Und wenn organisatorisch Zug nötig war, wurde zeitweise auch die Product-Owner-Rolle für den Digital-Product-Bereich übernommen: Backlog, Priorisierung, Stakeholder-Management — damit Tech nicht nur liefert, sondern auch sauber priorisiert bekommt, was geliefert werden soll.